Menu

POGOJI SODELOVANJA na prireditvi DAN ZDRAVJA IN STREET ENERGY WEEKEND

 

POGOJI SODELOVANJA NA PRIREDITVI

  1. Splošna določila

Prijava je hkrati pravno zavezujoča in nepreklicna pogodba, ki jo skleneta organizator in sodelujoči za prireditev DAN ZDRAVJA IN STREET ENERGY WEEK (v nadaljevanju prireditev). 

Prijava na prireditev je možna preko prijavnice na spletni strani www.energyweek.si do zapolnitve mest, vendar najkasneje do 12.04.2019.Z oddajo Prijavnice sodelujoči priznava in sprejema pogoje sodelovanja.

Organizator na podlagi opisa predstavitve v prijavnici odloča v prid prireditve, ali ponudnika vključi v prireditev in o lokaciji predstavitvenega prostora. V kolikor organizator ocenjuje, da predstavitev ne sodi v sklop prireditve, ali ima ponudnik še neporavnane račune iz preteklih let, lahko sodelovanje zavrne. Organizator si pridržuje pravico zavrniti prijave, prispele po prijavnem roku. 

Cene, ki veljajo za prireditev in so navedene v Prijavnici, so v evrih in ne vključujejo DDV. 

  1. Plačila in potrditev prijave

Po oddaji prijavnice prejme ponudnik po elektronski pošti specifikacijo naročenih storitev. V primeru, da ponudnik specifikacije ne dobi, prijava ni bila uspešno posredovana. Ponudnik naj v tem primeru kontaktira organizatorja. Po uspešni prijavi prejme ponudnik po  elektronski pošti tudi račun, ki ga mora poravnati do 30.04.2019oz. navedenega datuma plačila. Prijava je potrjena s plačilom kotizacije oz. varščine. 

Za organizacije, prijavljene na javni razpis MOK, je kotizacija brezplačna. Le-ti pa so vseeno dolžni plačati varščino najkasneje do30.4.2019. Organizator se obvezuje, da varščino v roku 30 dni po izvedeni prireditvi, v kolikor ponudnik spoštuje pogoje sodelovanja, v celoti povrne.

  1. Dodelitev razstavnega prostora

Na prireditvi lahko razstavljajo domači in tuji razstavljavci, katerih razstavni predmeti oz. storitve ustrezajo temi prireditve. Trgovski zastopniki in uvozniki lahko razstavljajo predmete podjetij, ki jih zastopajo. 

O pripustitvi razstavljavca na prireditev in o dodelitvi razstavnega prostora odloča organizator, ki razporeja razstavni prostor v najboljšem interesu prireditve. Razstavljavci nimajo pravice do predhodne izbire posebne lokacije ali vrste razstavnega prostora, ne glede na želje, ki jih navedejo na prijavnem obrazcu. Pri prostorski ali časovni dodelitvi promocije imajo prednost sodelujoči, ki zakupijo večje pakete. Vsako spremembo dodeljenega razstavnega prostora mora odobriti organizator. Organizator lahko premesti in opravi tudi druge spremembe glede razstavnega prostora. O teh ukrepih odloča organizator v interesu prireditve. Organizator ima pravico, da spremeni razstavni prostor ali razporeditev razstavnega prostora tudi po določitvi razstavnega prostora razstavljavcu, če ima za takšne ukrepe upravičen razlog zaradi posebnih okoliščin.

  1. Predstavitev na prireditvi 

Razstavljavec mora pisno obvestiti in posredovati točen program predstavitev (na primer glasbeni nastop, plesna predstavitev na odru itd.) na prireditvenem prostoru organizatorju v predhodno potrditev in uskladitev najkasneje deset dni pred prireditvijo. Organizator je upravičen po že izdanem pisnem dovoljenju omejiti ali prepovedati predstavitve, ki povzročajo hrup, umazanijo, prah, uhajanje plinov oz. kako drugače ovirajo potek prireditve. Predstavitve lahko potekajo izključno na dodeljenem razstavnem prostoru razstavljavca.

Vse predstavitve na razstavnih prostorih morajo potekati v skladu z Zakonom o prekrških zoper javni red in mir. 

Ponudnik je dolžan zagotoviti prisotnost na stojnici oz. prireditvenem prostoru ves čas prireditve, od 9:00 do 18:00, razen v primeru posebnega dogovora z organizatorjem.

Organizator prireditve zagotovi vsakemu sodelujočemu ponudniku napis z nazivom ponudnika, ki ga je navedel v prijavnici.

Prireditev bo v lepem vremenu potekala na prostem, ob morju , v bližini Taverne (Semedelska cesta, Mandrač, Trg pri Kapitaniji, Pristaniška ulica, Taverna in Carpacciov trg). V primeru slabega vremena bodo aktivnosti v sklopu prireditve v potekale v Taverni s prilagojenim urnikom. 

Če se mora prireditev časovno premakniti, skrajšati ali podaljšati ter če se mora prostorsko premestiti, sodelujoči nimajo pravice odpovedati sodelovanja ali zahtevati povračila škode. Če prireditev ni možno izvesti iz razlogov, za katere ne odgovarja organizator (višja sila, stavka in drugo), organizator v celoti povrne stroške sodelovanja. 

  1. Tehnični pogoji

Organizator zagotovi električno napeljavo v bližini stojnice (v kolikor prostor to omogoča), ponudnik pa je dolžan zagotoviti podaljšek dolžine najmanj 10 m.

Glede na to, da bo prireditev potekala na odprtem ob morju, vabimo vse ponudnike, da si priskrbite pokrivala za sonce in upoštevate pri sami postavitvi možnost vetra.

Razstavljavec pri postavitvi razstavnega prostora ne sme posegati izven dodeljenega prostora.

  1. Montaža in demontaža

Dostava opreme ponudnikov na prizorišče bo omogočena najkasneje do 8.30 ure na dan prireditve, kasneje se bo prizorišče za promet popolnoma zaprlo. Dostop do prodajnih mest za pospravljanje bo ponovno omogočen v večernih urah po koncu prireditve. Natančna navodila bodo ponudniki prejeli po elektronski pošti najkasneje 5 dni pred prireditvijo.

Rokov za montažo in demontažo, ki so zapisani v Navodilih za razstavljavce, se je treba natančno držati. Pri prekoračitvi termina za demontažo je organizator upravičen razstaviti razstavni prostor (stojnica oz. pagoda) na stroške in tveganje razstavljavca. Po končani demontaži mora razstavljavec prostor, na katerem je razstavljal, vrniti v prvotno stanje. V nasprotnem primeru je razstavljavec organizatorju dolžan povrniti vso nastalo škodo. Pri postavljanju in opremljanju razstavnih prostorov v času montaže in demontaže mora razstavljavec oz. njegov izvajalec ravnati v skladu s predpisi s področja varnosti in zdravja pri delu ter požarne varnostni, s tehničnimi predpisi in standardi, s splošnimi pogoji dela na prireditvenem prostoru in z navodili organizatorja. 

Razstavljavec je dolžan ločevati odpadke v za to namenjene zbiralnike. Razstavljavec pred zaključkom prireditve ne sme odstraniti razstavnih predmetov (eksponatov) z razstavnega prostora. Razstavni prostor sme razstavljavec predčasno zapustiti samo na podlagi pisnega dovoljenja organizatorja.

  1. Čiščenje razstavnega prostora

Čiščenje razstavnih prostorov je dolžnost vsakega razstavljavca. Razstavljavec je dolžan vse odpadke (steklo, embalaža, organski odpadki in papir) ustrezno ločevati vsak dan trajanja prireditve v temu namenjene zbiralnike. 

Ponudnik mora s stojnico oz. predstavitvenem prostorom ravnati kot dober gospodar (poskrbeti, da se ne poškoduje, skrbeti za red in čistočo na prireditvenem prostoru ter v neposredni bližini). 

Če ponudnik poškoduje prodajno mesto, je dolžan poravnati vse stroške nastale z njegovim uničenjem.

  1. Obveščanje

Udeleženec soglaša k obveščanju o ponudbi organizatorja. Udeleženec lahko soglasje za obveščanje kadarkoli prekliče s pisnim obvestilom organizatorju.

  1. Odpoved prijave in pogodbe

Če sodelujoči to pogodbo odpove sodelovanje in s tem obveznost s prijavo, mora plačati:

•         40 % cene zakupljenega paketa sodelovanja, če to Prijavo in pogodbo odpove več kot 45 dni pred začetkom prireditve;

•         100 % cene zakupljenega paketa sodelovanja, če to Prijavo in pogodbo odpove manj kot 45 dni pred začetkom prireditve.

Če se razstavljavec kljub registraciji in prijavi iz kakršnega koli razloga ne udeleži dogodka, lahko organizator dodeli razstavni prostor drugemu uporabniku. Če organizator ne more dodeliti prostega razstavnega prostora drugemu uporabniku, ga lahko preoblikuje na stroške razstavljavca. V vsakem primeru razstavljavec v celoti odgovarja za celoten najem razstavnega prostora.

  1. Jamstvo in zavarovanje

Organizator ne odgovarja za poškodbe, izgube, uničenj, ali odtujitve stvari razstavljavca oz. njegovega izvajalca (razstavni predmeti, oprema in drugo), njunega osebja in tretjih oseb, kakor tudi ne za poškodbe razstavljavca oz. njegovega izvajalca, njunega osebja in tretjih oseb, nastale zaradi požara, viharja, toče, strele, loma, izliva vode, tatvine, ali kateregakoli drugega vzroka. Organizator ne prevzame nikakršnega jamstva za vozila, ki jih na območju prireditve pustijo razstavljavci, njihovi uslužbenci ali pooblaščenci oz. njihovi izvajalci.

Organizator ne odgovarja za kazni, ki jih prejmejo ponudniki s strani pristojnih organov v nobenem primeru, zato morajo ponudniki na stojnicah razpolagati z vsemi ustreznimi in veljavnimi dovoljenji za opravljanje prodaje in drugih vsebin v okviru najete stojnice.

Razstavljavec oz. njegov izvajalec odgovarja za škodo in nesrečo, ki jo sam ali njegovo osebje povzroči organizatorju in/ali tretji osebi na razstavnem oz. prireditvenem prostoru.

Razstavljavec ne sme oddati dodeljenega razstavnega, oglasnega ali promocijskega prostora oz. njegovega dela tretji osebi. V primeru kršitve si organizator pridržuje pravico dodatno zaračunati razstavljavcu 100 % cene dodeljenega razstavnega, oglasnega ali promocijskega prostora.

Na prireditvi je možna prodaja. Ponudniki, ki bodo na prireditvi prodajali svoje izdelke, prevzemajo odgovornost za računovodsko ustreznost prodaje in zagotavljajo, da bodo prodajali v skladu z računovodskimi pravili. V času prireditve se bo preverjalo ustreznost ravnanja posameznega ponudnika. V kolikor se posamezen ponudnik ne bo držal pravil sodelovanja, ga bomo prosili, da prireditev zapusti, posledično ne bo upravičen do vračila varščine.

Vsi ponudniki na prodajnih mestih, ki bodo izvajali neposredno prodajo, si morajo zagotoviti davčno blagajno oz. morajo poskrbeti za ustrezno izdajo računa (vezana knjiga računov).

  1. Dejavnost razstavljavca - dokumenti

Organizator ima pravico ob prijavi zahtevati od razstavljavca:

•         obrtno dovoljenje oz. registracijo z odločbo pristojnega organa, da so izpolnjeni z zakonom določeni pogoji za opravljanje dejavnosti;

•         ustrezno soglasje pristojnega zdravstvenega in veterinarskega inšpektorata, če bo razstavljavec na prireditvi opravljal promet z živili in predmeti splošne rabe, degustacije živil ali demonstracije predmetov splošne rabe oz. gostinsko dejavnost.

Organizator ima pravico odpovedati sodelovanje (nastop) razstavljavca na prireditvi, če ne dostavi zahtevanih dokumentov.

  1. Uporaba podatkov

Sodelujoči na prireditvi dovoljuje organizatorju obdelavo podatkov za potrebe prireditve. Organizator hrani in varuje podatke sodelujočega v skladu z veljavnimi predpisi. Računi in vsa ostala dokumentacija v zvezi s sodelovanjem sodelujočega na prireditvi se hranijo pri organizatorju.

Podatke o razstavljavcu (javnega značaja, kot so naziv sodelujočega, njegova dejavnost in fizična oblika sodelovanja na prireditvi ter druge podatke) lahko organizator uporabi za:

•         poslovanje s samim razstavljavcem;

•         pošiljanje ponudb in promocijskih sporočil samemu razstavljavcu v zvezi s prireditvijo po pošti, e-pošti ali prek telefona;

•         obveščanje in oglaševanje prireditve pred, med in po prireditvi;

•         statistično obdelavo podatkov;

•         tržne raziskave in raziskave javnega mnenja;

•         oblikovanje in posodobitev podatkovnih baz organizatorja.

  1. Fotografiranje

Organizator ima pravico razstavne prostore in razstavljene predmete fotografirati, narisati, posneti ali kakorkoli drugače upodobiti na filmski in video trak ali zapisati na digitalne medije in gradivo uporabiti za lastne potrebe ali za splošno uporabo. Razstavljavec se odpove vsem ugovorom iz naslova avtorskih pravic. Brez odobritve organizatorja razstavnih prostorov ni dovoljeno fotografirati ali narediti njihove risbe oz. jih posneti, izjema je le lastni razstavni prostor.

  1. Odpoved prireditve

Če se prireditev časovno premakne, skrajša, podaljša ali prostorsko preuredi, ponudniki niso upravičeni do povračila škode ali vrnitve vplačane kotizacije za sodelovanje. Če prireditve ni mogoče izvesti iz razlogov, za katere ne odgovarja organizator (višja sila) in prireditev v celoti odpade, bo organizator ponudniku vrnil že vplačana sredstva v najmanj 30 dneh od predvidenega datuma izvedbe prireditve.

V tem primeru bo organizator obvestil vse prijavljene po e-pošti ali telefonu.

  1. Sodišče

Organizator in sodelujoči bosta vse spore reševala sporazumno. Če do sporazuma ne bi prišlo, je za rešitev spora pristojno sodišče v Kopru.

  1. Opozorilo organizatorja

Sankcionirana bo vsaka oblika nedovoljene promocije, ki ne bo v skladu z navodili, pravilnikom prireditve in Navodili za razstavljavce. Vse sodelujoče opozarjamo, da se vzdržijo izvajanja preglasne glasbe in drugih motečih akcij, ki bi lahko ovirale ostale udeležence prireditve.

Koper, 1.3.2019

Organizatorja prireditve:

Društvo Prvi KORAK, Mestna občina Koper,
Katja Funa Stramaglia Andreja Poklar